このページでは、名刺管理機能を活用した名刺のスキャンと登録方法について詳しく解説しています。ScanSnapを使用して名刺をスキャンし、読み取ったデータを確認・編集・登録する手順をステップバイステップで紹介しています。スキャン後のOCR処理やエラー通知についての注意点も含まれており、名刺管理を効率的に行うために必要な手順を一目で確認できます。
目次
スキャン（Hirameki 7側での操作）
「名刺管理機能」の「新規コンタクト登録」画面を開きます。
「登録方法」の項目から「名刺をスキャン（Scansnap）」を選択します。
ScanSnapの機器に名刺をセットし、「名刺をスキャン」ボタンをクリックしてスキャンを開始します。
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💡OSをチェックしましょう ◾Windowsの場合 … そのままボタンをクリックします ◾Macの場合 … ボタンクリックの前にScanSnap Homeを手動で起動します |
👆複数の名刺をScansnapにセットする際、表裏の向きがすべて揃っているか確認しましょう。
👆機種によって原稿のセット方向が異なりますので、説明書等にてご確認ください。
ScanSnap Homeのダイアログが表示されるので、「はい」をクリックします。
画面右下に、ScanSnap Homeのスキャン状況が表示されますので、完了するまで待ちます。
スキャン完了後、プレビュー確認画面が表示されます。
※スキャンする枚数によってはプレビュー画面の表示に時間がかかることがあります。
スキャンしたデータに問題が無いことを確認し、「読み取り開始」ボタンをクリックすると、ファイル管理機能の「名刺スキャン読取中フォルダ」にアップロードされます。（※後述します）
読み取りが完了すると、完了したことを知らせるメッセージが表示されます。
「撮影データ」をクリックすると、「撮影データ一覧画面」に移動します。
撮影データ一覧画面
撮影データ一覧の画面では、読み取った名刺が一覧で表示されます。
任意の撮影データの上でクリックすると、読み取ったデータの詳細が右のエリアに表示されます。
📌１枚の名刺に複数の会社名が記載されている（例えば出向や兼務など）場合は、２件のコンタクト情報としてそれぞれが登録されます。
読み取った情報に誤りがないかよく確認し、必要に応じて詳細画面または各行のボタンから登録・編集・削除を行います。
「編集」ボタンをクリックすると、「撮影データの編集」画面に移動します。
必要箇所の修正が完了したら「コンタクトへ本登録」をクリックします。
一覧の左上のチェックボックスにチェックをいれることで全件を選択できます。
すべての撮影データを一括で登録・削除する場合は、ここで全件を選択した上で「まとめて登録」ボタン、または「まとめて削除」ボタンをクリックします。
登録ボタンをクリックすると、確認画面が表示されます。
※既に登録しているコンタクト情報に同じメールアドレスが存在している場合、企業名や氏名などの項目は本登録で上書きされますのでご注意ください。
ポイント
🔹スキャン完了後のOCR処理において、情報の読み取りに一部失敗した場合、自動でエラー通知のメールがテナントの登録メールアドレスに送信されます。
メールにはエラー内容、エラーが発生したページ、発生日時等の情報が記載されておりますので、再スキャンもしくは撮影データ一覧からエラー箇所の修正を行ってください。
注意
ScanSnap iX100をご利用の場合、特に厚みのある名刺をスキャンした際に、名刺が機器本体にひっかかり、正しく排出されないことがございます。
① Hirameki 7の名刺撮影アプリ（DL不要・スマートフォンのみ）での読み取りをお試しください。
② 名刺撮影アプリがご利用いただけない場合は、以下の手順に従い本体から「排出ガイド」を取り外したうえでスキャンを行ってください。
※本作業はお客様ご自身の責任にて実施をお願いいたします。
弊社では作業に伴う故障・破損・事故等につきましては責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。
🔻取り外し手順
・電源が入っていない状態であることを確認します。
・排出ガイドを上側にたわませながら①のように2か所の支点を②、③の順番で外し、本体から取り外します。
取り付け方はこちら
※原稿台を開くと電源が入ってしまうので、開かないように注意してください。
※複数枚の名刺がうまくスキャンできない場合は、一枚ずつスキャンすることをお勧めいたします。