このページでは、名刺スキャンデータの取り込み方法について詳しく解説しています。スキャンと取り込みを同時に行わない場合や、既にスキャン済みの名刺データをインポートする手順を紹介し、ファイルのアップロードからOCR解析、撮影データの確認、編集、登録までの流れを説明しています。また、名刺管理機能の活用方法や注意点についても触れています。
目次
スキャンと取込を同時に行わない場合、手元にある名刺スキャンデータの取り込みだけを行う場合はファイルのインポートによって取込を行います。
名刺の画像・pdfファイルをインポートして取り込む
複合機やscansnapで既にスキャン済みのファイルを、「名刺管理機能」の「新規コンタクト登録」画面から「スキャンデータのインポート」によって名刺を取り込むことができます。
「名刺管理機能」の「新規コンタクト登録」画面を開きます。
「登録方法」の項目から「ファイルインポート」を選択します。
「ファイルを選択ボタン」のクリック、もしくはファイルのドラッグ＆ドロップでインポートしたいファイルをアップロードします。
登録したファイルはファイル管理機能の名刺管理フォルダに保存された後、AI解析して撮影データに取り込まれます。
🔹拡張子はpdf、jpg、jpeg、pngが利用できます。
🔹また、A4サイズ内に収まる範囲であれば、複数の名刺を一度に取り込むことも可能です。
アップロードしたファイルのファイル名とファイルサイズが一覧で表示されます。
🔸ファイル名のリンクをクリックするとファイルのプレビューが新規タブで表示されます。
🔸誤ったファイルをアップロードしてしてまった場合は、ファイル名の右にある「×ボタン」をクリックするとファイルを削除することが可能です。
🔸1ファイルにつきアップロード可能な容量は、トライアルの場合1Gまで、シングルもしくはグループプランの場合5Gまでです。
🔸保存可能な名刺pdfの最大容量＝ファイル管理機能のストレージ容量（※契約プランにより異なる）となります。
インポートするファイルに間違いがなければ「読み取り開始」ボタンをクリックします。
読み取りが完了すると、完了したことを知らせるメッセージが表示されます。
撮影データ一覧画面
読み取った情報は「名刺管理機能」の「撮影データ」の画面から確認できます。
※読み取りの実行から撮影データ画面への反映には1分程度のタイムラグがあります。
撮影データ一覧の画面では、読み取った名刺が一覧で表示されます。
任意の撮影データの上でクリックすると、読み取ったデータの詳細が右のエリアに表示されます。
読み取った情報に誤りがないかよく確認し、必要に応じて詳細画面または各行のボタンから登録・編集・削除を行います。
「編集」ボタンをクリックすると、「撮影データの編集」画面に移動します。
必要箇所の修正が完了したら「コンタクトへ本登録」をクリックします。
一覧の左上のチェックボックスにチェックをいれることで全件を選択できます。
すべての撮影データを一括で登録・削除する場合は、ここで全件を選択した上で「まとめて登録」ボタン、または「まとめて削除」ボタンをクリックします。
登録ボタンをクリックすると、確認画面が表示されます。
※既に登録しているコンタクト情報に同じメールアドレスが存在している場合、企業名や氏名などの項目は本登録で上書きされますのでご注意ください。
読み取った画像ファイル管理機能ストレージの「名刺管理」フォルダの配下に自動で保存されています。
🗂️保存先フォルダ
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🔻 🔻 一度「名刺スキャン読取中」フォルダに保存され、読み取りが完了すると「名刺スキャン完了」フォルダに自動移行されます。 🔻 |
ポイント
🔹この「名刺スキャン読取中フォルダ」に、スキャン済みのファイルを直接アップロードすることでも名刺の取込が可能です。
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こちらのフォルダ内に直接アップロードすると、スキャンによる取込と同じように「撮影データ」に情報が追加されます。 |
注意
・ファイル管理機能ストレージの「名刺管理」フォルダは、テナントに属するユーザー全員が閲覧・操作可能なフォルダとなりますので、ご注意ください。
・名刺の情報は個人情報にあたりますので、適宜共有フォルダへの移動・削除をおすすめいたします。
・共有フォルダの作成方法はこちらからご覧ください。