１．ルールの設定例について

ご案内の通り、「社内報」はそれほど多くの機能があるわけではありません。そのため、設定するルールについても自由度が高く、最初のうちは最低限度のルールだけ決めておき、あとは後々に自社の風土や文化、利用者たちの意見などを取り込んで独自のルールを設定されることをお勧めします。ここでは、この最低限度のルールを設定いただくのにご参考にしていただける社内報の機能をご説明しつつ、ルールの例などをご案内します。

 

【リアクション・コメントの要求】

「社内報」には、「リアクション」「コメント」をそれぞれのカードに付ける機能があります。簡単に言ってしまうと、SNSでよく見られるような「いいね！」や「コメント」機能のようなものです。SNSでも発生するようなトラブルを避けるためにも、最低限度のルールやマナーを決めておくことは非常に有用です。

 

例えば・・・

・社内連絡などの期日の定められたもの以外にはリアクションやコメントは要求しない。

・社内連絡については、期日までに必ずリアクションをする。

・社内連絡については、確認日付とともに「○○確認しました。」とコメントする。

 

等々の基本的なルールを明文化して共有しておくことで、メールでの連絡などで発生してしまう「見ていなかった」「見落としてしまった」などの発生を防止できるでしょう。

 

【投稿内容やコメントについてのマナー・ルール】

基本的に「社内報」は、その名前の示す通り社内などの普段から連絡を取り合う関係で利用してもらう機能として設計されています。そのため、あえて明文化するまでもないこととも言えますが、成長期の会社や団体においては、新規に参画する社員やメンバーもいることでしょう。そう言った方々がスムーズに会社の文化や団体の雰囲気に馴染めるように、いつでも参照できるようにしておくのも良いでしょう。

 

例えば・・・

・「社内報」に投稿された内容は社内メンバーとして追加された人であれば誰もが見れるものなので、誰かを名指しで非難したり、詰問するような内容を投稿することは禁止

・掲載される内容は社外秘などの機密情報にあたるものは禁止

・プライベートな会合の募集などは「○○（カテゴリ）」へ投稿すること

 

等々の内容についてのルールやマナーについて共有しておくとで、社内のコミュニティを安心して利用できる状態にして、活発なコミュニケーションが自然に発生するようになるでしょう。

 

２．決定したルールの共有方法

せっかく策定したルールですので、共有してこそ価値が出ます。そして、社内報はまさに情報共有のためのツールです。こんなときこそ社内報を使って情報を共有しましょう。ここでは、仮に「社内報ルール」というカテゴリを作り、そこで情報共有してゆく方法を具体的にご案内します。

 

A.カテゴリの新規作成

「社内報」でのカテゴリ追加は、「社内報」メニューより「カテゴリ設定」をクリックします。

切り替わった画面に表示される「項目を追加」をクリックし「社内報ルール」などの名前を付けておきます。

 

 

以上でカテゴリの追加は完了となります。

カテゴリの追加方法についての詳細については、こちらをご覧ください。

 

B.社内報ルールの投稿を行う

続いて、「社内報」メニューより「ボード」をクリックし、表示される「新しい投稿を作成」をクリックします。

 

 

クリックすると、以下のような入力画面が表示されますので、先程追加した「社内報ルール」をカテゴリより選択し、タイトル、内容を記入し、必要に応じて添付ファイルを付けて「投稿」ボタンをクリックします。

 

 

以上で社内報のルールの投稿が完了です。

新規の投稿についての詳細はこちらでご確認ください。

 

C.ピン留をする

投稿された内容は、「ボード」上に表示されます。投稿数が多くなると古いものほど表示順位が下がりますので、いつでも確認してもらいたい内容については「ピン留」をするように共有しても良いでしょう。

ピン留は、各アカウント毎に設定可能で各個人ごとに、例えば「期限付きの社内連絡をチェックするまではピン留しておく」などのルールを設定しておくと、さらにスムーズな情報共有が可能になるでしょう。

ピン留は「ボード」に表示される投稿カードにあるピンアイコンをクリックするだけで完了します。

 

 

ピン留された投稿は「ボード」にある「ピン留め」タブで確認することが可能です。

 

 

以上で、「【準備編】社内報ルールを決定し、共有する」は終了です。

いよいよ次からは、具体的な「社内報」の利用について説明するパートに入ります。

どのパートも簡単にできるものとなっておりますので、ぜひトライしてみてください。