できます。名刺管理に「一言メモ」の項目を作り、宛先ごとにメッセージを入力しておくと、メール本文の差し込み文字列としてその一言を表示できます。同じ内容を一斉に配信しながら、年賀メールや暑中見舞い、お礼のメールなどに、担当者から一人ひとりへの短いメッセージを添えられます。
仕組み
メール配信の差し込み文字列には、名刺管理に登録されたコンタクト情報が宛先ごとに入ります。標準の項目（企業名・氏名など）のほかに、名刺管理の「データ項目定義」で追加した項目も差し込めます。この仕組みを使い、一言メッセージ用の項目を追加して宛先ごとに入力しておきます。
| 準備するもの | 行う場所 |
|---|---|
| 一言メモの項目 | 名刺管理 › 追加情報設定（データ項目定義） |
| 宛先ごとの一言 | 名刺管理の各コンタクト（手入力またはCSVで一括） |
| 一言を表示する場所 | メール配信のメール編集画面（右クリックで差し込み文字列を追加） |
1. 名刺管理に「一言メモ」の項目を追加する
名刺管理の左メニュー「追加情報設定」を開き、「データ項目定義」に種別を「テキスト」にした項目を追加して、「設定内容を保存」をクリックします。
| タイトル | 種別 | 説明（入力する人向けのメモ） |
|---|---|---|
| 2027年賀_一言メモ | テキスト | 担当者からの一言を30文字程度で入力してください。12月20日までに入力を完了してください。 |
項目名には用途と年を入れる
「一言メモ」だけにすると、去年の年賀メール用の一言が残ったまま、次の配信で表示されてしまうことがあります。配信ごとに項目を分け、項目名に用途と年を入れておくと取り違えを防げます。説明欄には、入力の締切と文字数の目安を書いておくと、入力する人が迷いません。
2. 宛先ごとに一言を入力する
追加した項目に、宛先ごとの一言を入力します。担当者がそれぞれ自分の担当するコンタクトに入力すると、関係性に合わせた一言になります。
- 手入力：名刺管理でコンタクトを開き、編集画面の「追加情報」から項目を追加して入力します。
- CSVで一括：名刺管理からコンタクトをCSVでダウンロードし、一言メモの列に入力してからインポートします。インポート時に「カスタムインポート」を選び、CSVの列と追加した項目を紐づけます。
署名は一言メモの中に書く
差し込み文字列の「営業担当者情報」には、宛先の担当者ではなく、メールを配信する人（ログインしているアカウント）の氏名が入ります。複数の担当者の一言をまとめて1回で配信する場合、「営業担当者情報」で署名を入れると、すべての宛先に配信した人の名前が表示されます。担当者の名前を添えたいときは、「いつもありがとうございます。（営業部 山田）」のように、一言メモの中に書いてもらいます。
3. メール本文に一言メモを差し込む
メール配信のメール編集画面で、一言を表示したい場所で右クリックし、差し込み文字列の一覧から「コンタクト情報」の中の一言メモの項目を選びます。
- テキストメール：本文の入力欄で右クリックします。
- HTMLメール：テキストパーツの編集画面を開き、文章の中で右クリックします。
差し込み文字列は、必ず右クリックのメニューから追加する
差し込み文字列は、右クリックのメニューで項目を選んだときだけ、宛先ごとの内容に置き換わります。文字を手で入力して、囲みなどの装飾で差し込み文字列と同じような見た目にしても、置き換わりません。入力した文字がそのまま配信されます（例：宛名の部分に「担当者」という文字がそのまま届く）。
あいさつ文のあとなど、一言が自然に読める位置に差し込み文字列を追加します。
4. 配信する前に確認する
一言メモが入力されていない宛先には、その部分が空欄のまま配信されます。前後の文章が一言を前提にしていると、不自然なメールになります。
- 入力済みの宛先だけに送る：配信先の条件指定で、一言メモの項目を「データが存在する」にすると、入力済みのコンタクトだけを宛先にできます。未入力の宛先には、一言の差し込みが無い別のメールを送ります。
- 空欄でも読める文章にする：一言を独立した段落に置き、前後の文章が一言に頼らないようにしておくと、空欄でも違和感が出にくくなります。
- テスト送信で表示を確かめる：一言の長さによって改行や配置が変わります。HTMLメールでは特に、配信前にテスト送信で見た目を確認します。