この記事では、暑中見舞いをメールで送り、顧客フォローを行う方法について説明しています。Hirameki 7の名刺管理、メール配信機能を使えば、一斉メール配信にも関わらず、一人ひとりのお客様に対して個別のメッセージを追加することも可能です。こちらで説明する内容は、暑中見舞いに限らず、普段の顧客フォローや取引先との円滑な関係性を保つためにもご利用いただける内容ですので、是非ご参考にしてください。
１．送る相手と内容を考える
タイトルは、「暑中見舞い」としておりますが、BtoBでの暑中見舞いの場合、夏季休業をお知らせするご案内になることが多いかと思います。伝える内容としては、夏季休業の期間であることは共通しているかと思いますが、送る先がお客様であったり、商品やサービスの発注先であったり、それぞれの関係性によって伝え方が変わってくるかと思います。しかし、一斉メール送信の場合は、どのような関係性の相手が受け取っても失礼がないようなある種の事務連絡のような内容になりがちです。
今回は、それを送る相手をセグメントに分けてそれぞれに見合った内容でメール配信を行う方法について説明します。以下に、考えられるセグメント分類方法と、暑中見舞いなどで伝える情報で変わる部分についてご紹介します。
A.顧客か取引先かによるセグメント
取引先（商品やサービスの発注先など）と顧客では、どちらも重要な関係であることは変わりないとは思いますが、夏季休暇中の緊急連絡先やご連絡方法が違う場合があります。
【情報の差】
・関係の違いによる緊急連絡先の差
・関係の違いによる連絡方法の差
B.ステータス・顧客属性によるセグメント
顧客や取引先は等しく大切ではあるとは思いますが、限られた経営資源を効率的に活用するには、優先順位をつけて対応してゆくことも重要です。具体的には、相手先との取引額や頻度などから重要度を変えて、普段月に数十万、数百万の取引をしている相手先と、数千万単位で取引している相手先とではお伝えする内容も変わってくるかと思います。また、多種多様な商品を取り扱っている場合であれば、新商品のリリース案内を送るにしても、相手先のビジネスに全く関係のない商品をお送りしても反応は期待できません。
【情報の差】
・売上高等の数値的な差による情報の差
・取引商品・サービスの差による情報の差
C.担当者によるセグメント
多くの場合、営業活動は個人やチームで活動しますが、最終的には人と人との関係でもあります。商談で何度も顔合わせた取引先や、これから関係を深めて行こうとしている取引先候補など、人と人とのコミュニケーションの積み重ねによって関係性も変わって来ます。担当ならではの一言をメールに添えることで、担当する取引先との関係を深めることもできるでしょう。
【情報の差】
・担当者との関係性の差による情報、文章の温度差
２．名刺管理機能をカスタマイズする
名刺管理機能では、あらかじめ基本となる情報をご用意していますが、オリジナルな項目を追加できる「データ項目定義」機能がございます。「データ項目定義」では、数値情報、テキスト情報、日付情報を扱うことができます。この「データ項目定義」を使って、セグメントに必要な情報を各コンタクト情報に追加することができます。
追加した項目は、メール配信機能の条件指定で、「等しい」「等しくない」「含む」「含まない」「先頭が一致する」「先頭が一致しない」「データが存在する」「データが存在しない」などから指定できます。
また、配信リストを作成する時の条件として、詳細検索の中で追加した「データ項目定義」も検索対象とすることができます。
これらの抽出機能とデータ項目定義を使って、セグメントを作成します。
データ項目定義の設定方法
データ項目定義は、名刺管理機能の「追加情報設定」メニューより設定いただけます。最大50件まで追加可能で、追加された項目は不要となった場合には削除いただくことも可能です。タイトル、種別、説明を入力し「設定内容を保存」とするだけで追加は完了となります。
※追加された項目を削除した場合、コンタクトに付与されたその項目の情報も削除されますのでご注意ください。
追加された「データ項目定義」の内容は、手動でコンタクト登録する場合は、追加情報より選択して追加することが可能です。
また、CSVファイルからのインポートの場合は、カスタムインポートによって追加することができます。他の顧客データベースから出力したCSVファイルからHirameki 7で作成したデータ項目とも紐づけてインポートすることができます。
続いて、１でご紹介したセグメントに合わせてどのようなデータ項目を追加するかをご紹介します。
A.顧客か取引先かによるセグメント
顧客か取引先かのセグメントの場合、タグを付与またはデータ項目定義で設定することができます。ただし、設定できるタグには最大10個までと制限がありますので、登録されるコンタクトの多くに設定される項目の場合は、データ項目定義で設定いただく方が良いでしょう。
例）
| タイトル | 種別 | 説明 |
| コンタクト種別 | テキスト | 取引先または顧客を入力します。 |
あるいは、この種別では社員情報なども追加して、社内への一斉送信メールなどを送信する予定がある場合には、種別として社員などを追加しても良いでしょう。
B.ステータス・顧客属性によるセグメント
ステータスや顧客属性によるセグメントについては、様々な項目が考えられます。ここでは、いくつかの例をご用意しましたのでご参考にしてください。
例）
| タイトル | 種別 | 説明 |
| 最終売上日 | 日付 | 最後に売上が計上された日時を入力します。 |
| 購入種別 | テキスト | 購入された商品種別を入力します |
| 顧客ランク | テキスト | 過去の購入実績により、プライム/スタンダード/グロースより選んで入力します。 |
| 取引単価 | 数値 | 契約中の取引単価を千円単位で入力します。 |
| 決済者フラグ | 数値 | 決済者の場合は1，それ以外は0または記入なし |
| 要注意フラグ | 数値 | 取り扱い注意の場合は１，それ以外は0または記入なし |
C.担当者によるセグメント
担当者によるセグメントについては、データ項目定義を使うまでもなく標準で担当営業をタグとして設定することができ、意識せずともコンタクトを追加したログイン中のアカウントが担当営業として登録されます。
今回は、暑中見舞いに一言コメントを追加して、送信するための一言コメントを入力するための項目を追加します。
例）
| タイトル | 種別 | 説明 |
| 2025年暑中見舞い一言メモ | テキスト | 担当営業からの一言を入力します。8月3日までに入力を完了してください。30文字程度で入力してください。 |
３．カスタイマイズした結果に応じたデータへ書き換える
既にご案内したように、手動でもCSVによる一括インポートでも追加したデータ項目定義は追加することができます。今回は既に登録されているコンタクト情報に追加する方法をご案内します。
手動の場合
既に登録済みのコンタクトをクリックし、編集ボタンをクリックした後に、追加情報より項目を追加して登録していきます。日付型のデータについては、クリックするとカレンダーが表示されますので、そちらで選択するか、「yyyy/mm/dd」方式で入力できます。
CSV一括インポートの場合
まずは、既存のコンタクトをダウンロードします。コンタクト一覧画面でダウンロードするコンタクトにチェックを入れます。チェックを入れると「ダウンロード」ボタンが表示されますので、そちらをクリックし登録されているコンタクトをダウンロードします。
ダウンロードしたCSVファイルには、追加しているデータ項目定義も表示されますので、各項目に追加します。
必要な項目を追加できましたら、そのCSVファイルをインポートします。インポートするには、「新規コンタクト登録」ボタンをクリックし、「カスタムインポート」を選択します。カスタムインポートの紐づけ先を「追加情報」の中から該当する項目を選択します。
※一度選択すると次回のインポート時には、紐づけが維持されます。
紐づけが完了したら、「新規コンタクトを登録」ボタンをクリックします。インポートが開始されますので、インポートする件数にもよりますが数分待ち、「インポート履歴」にてインポートが無事完了したことを確認します。インポートに失敗してしまった場合には、インポート履歴の右側に表示される「エラー詳細をダウンロード」をダウンロードし、エラーを修正して再度インポートを実施してください。
注意
グループプランをご契約のテナントでは、アカウントの「権限管理」にて名刺管理機能の「ダウンロード禁止」が設定されている場合、コンタクト一覧画面のダウンロードボタンが表示されずコンタクト情報をダウンロードすることができません。
ダウンロードが必要な場合は、テナント管理者のアカウントでダウンロードいただくか、都度権限管理にて「ダウンロード許可」へ変更してください。
変更方法は こちら の記事をご覧ください。
※アカウントの追加はグループプランのみで提供している機能です。
４．メール配信を行う
さて、いよいよメール配信です。メール配信画面では、「コンタクト情報」「タグ」「配信リスト（コンタクト）」「配信リスト（営業リスト）」から送信先を選択できます。「コンタクト情報」では、条件を指定することで名刺管理機能で登録されているコンタクトから絞り込んで宛先を選択することができます。
「条件を指定」をクリックすると、追加したデータ項目定義も含めたコンタクト情報の項目より条件を選択できます。先にご案内したコンタクト属性や、購入種別、顧客ランクなどのテキストデータの場合は、隣の入力欄に「顧客」などのコンタクトに追加されている文字列を入力します。一番右側の選択肢は以下のような条件から選択できます。
・等しい・・・完全一致
・等しくない・・・完全不一致
・含む・・・部分一致
・含まない・・・部分不一致
・先頭が一致・・・先頭一致
・先頭が一致しない・・・先頭不一致
・データが存在する・・・データ有
・データが存在しない・・・データ無し
複数の条件を指定することができますが、複数条件を設定した場合AND条件（条件１と条件２２つとも満たすコンタクト）でコンタクトを抽出できます。
例えば、
| タイトル | 種別 | 説明 | 条件設定例 |
| 最終売上日 | 日付 | 最後に売上が計上された日時を入力します。 | 「先頭が一致する」を選択し、2025/05 まで入力していると最後の売上が2025年5月のコンタクトを抽出できます。 |
| 購入種別 | テキスト | 購入された商品種別を入力します | 「等しい」、「含む」などを選択し、購入された商品種別を入力することで、直近に購入された商品種別でコンタクトを抽出できます。 |
| 顧客ランク | テキスト | 過去の購入実績により、プライム/スタンダード/グロースより選んで入力します。 | 「等しい」、「含む」などを選択し、顧客ランクを入力することで、顧客ランクでコンタクトを抽出できます。 |
| 取引単価 | 数値 | 契約中の取引単価を千円単位で入力します。 | 「含む」を選択し、000、0000、など桁数で検索をかけて売上の規模で抽出することができます。 |
| 決済者フラグ | 数値 | 決済者の場合は1，それ以外は0または記入なし | 「一致する」、「データが存在する」などで、絞り込むことができます。 |
| 要注意フラグ | 数値 | 取り扱い注意の場合は１，それ以外は0または記入なし | 「一致する」、「データが存在する」などで、絞り込むことができます。 |
抽出するコンタクトの種類などを予め想定して、抽出するデータの運用を決定してゆくことを強くオススメします。
Hirameki 7のメール配信機能で選択できる宛先には、こちらでご案内した全コンタクトからの条件で絞り込む方法の他にも、よく使う配信リストを予め作成しておいて、利用する方法があります。
続いてメール本文の作成です。Hirameki 7ではHTMLメール、テキストメールどちらのタイプのメールも送信が可能です。時候のご挨拶であれば、イラストやお写真などを埋め込んで送信できるHTMLメールで送信されるのも良いでしょう。
2025年暑中見舞い用テンプレートを追加しました。新しいテンプレートはメール配信＞メール設定＞HTMLメールよりご選択いただけます。暑い日が続きますが、夏季休業期間のお知らせなどに涼し気なお知らせを送ってみてはいかがでしょうか？
また、今回は名刺管理機能に追加している、「一言コメント」を使い、一斉メール配信でありながら、一人ひとりのお客様に向けた特別なメッセージを追加する方法をご案内します。
HTMLメール、テキストメールどちらの場合も、編集画面上のテキスト編集画面においてマウスの右クリックを行うと「差し込み文字列」選択メニューが表示されます。上記のテンプレートにも利用しておりますが、お客様それぞれの宛名や自社の担当者の名前など、その部分だけコンタクトに合わせて変更することができます。
このように追加された、差し込み文字列には名刺管理機能で追加された「2025年暑中見舞い一言コメント」に各人が追加されたお客様に向けたメッセージが表示されるようになります。単なる休業期間のお知らせだけではなく、個々の送信先との関係性の向上にもご利用いただける機能となっておりますので、暑中見舞いだけでなく、折々のお知らせや時候のご挨拶の際には、是非ご利用をご検討ください。
また、自分のメールアドレスを使う際のお申し込みについて を行っていれば配信元のメールアドレスを自分の普段使っているメールアドレスから送信することも可能です。もちろん受信したメールに対しての返信も、普段使っているメールアドレス宛てに届きます。
以上で、メールの作成が完了したら、続いて配信のスケジュールです。Hirameki 7のメール配信では即時配信と予約配信から配信時間を選択いただけます。
配信前には、テスト配信も行えますので送信前には必ず配信テストを実施しましょう。