この記事では、案件管理を使い在庫管理を行う方法についてご紹介します。Hirameki 7の案件管理の特徴として、カードタイプの案件をドラッグ＆ドロップで状況を移動させて管理することができます。主に営業活動の案件を管理するために設計されているものですが、工夫次第で様々な用途にご利用いただけます。
１．ステータスを決定する
今回は、在庫管理・商品配送管理での利用となりますので、前提となるのが製品製造を工場へ発注しており、工場から倉庫または店舗などに送ってもらい、在庫として保持している場合と工場から納品先へ直送してもらう場合を想定しています。また、商品の製造ロットや販売ロットが同一単位、または製造ロット＞販売ロットである場合を想定しています。
Hirameki 7の案件管理では、案件の進捗状況をボード表示で俯瞰できるモードがあります。そちらに製品の製造から販売完了までのステータス毎にステータスを作成します。
（例）
以下のようなステータスを設定します。
工場発注・・・現在工場に発注し製造中の製品
工場在庫・・・工場での製造が完了し、工場に在庫として保管している製品
社内在庫・・・工場から発送してもらい、社内または倉庫に入っている製品
発送手配中・・・取引先への発送手配中の製品
発送済み・・・取引先へ到着した製品
入金待ち・・・製品代金回収が完了した製品
完了・・・取引完了した案件
工場へ発注をかけた場合、発注ロット毎に案件を追加します。すると、ステータス名の横に登録されている案件名の右側に登録されている案件の数（発注中のロット数）が表示されます。
２．案件を登録する
案件管理では、カード型の案件に
・タイトル
・取引先担当者
・案件担当者
・ステータス
・期限
・メモ領域（ファイル添付可）
・ToDo（期限を決めて、リマインドメールが通知されます）
を記載できます。これらの項目をうまく使うことで、製品のステータスを管理することができます。
先の追加した、案件のタイトルを「10/10」のように1ロットの製品数などにしておくと、販売ロットと製造ロットが違う場合にも対応できます。（この場合、各ステータス毎の案件数の数値では在庫数の把握はできなくなりますので、ご留意ください。）
続いて、製品が完成し工場から社内または倉庫へ入荷した場合は、登録した案件をドラッグ＆ドロップで「社内在庫」ステータスに移動させます。すると、今度は社内在庫のステータス名の横に数値が移り、社内または倉庫にある在庫ロット数が確認できるようになります。
その後、受注が入り取引先が名刺管理に登録されている場合は、取引先担当者に注文元の企業担当者を入力し、案件のタイトルにも企業名を入れておくと、ボード表示でも払い出し先を確認できるようになります。
もし、製造ロットとは違う数量を払い出す場合は、案件タイトルに数量を記載しておくと、案件毎にどれだけの数量を配送するのかを確認するのにも役立ちます。
３．運用する
既に、ご案内の通り、ボード表示でのステータス名を
工場発注・・・現在工場に発注し製造中の製品
工場在庫・・・工場での製造が完了し、工場に在庫として保管している製品
社内在庫・・・工場から発送してもらい、社内または倉庫に入っている製品
発送手配中・・・取引先への発送手配中の製品
発送済み・・・取引先へ到着した製品
入金待ち・・・製品代金回収が完了した製品
完了・・・取引完了した案件
とすることで、ステータスを移動させ、製品の状況を把握することができます。
例えば、今回作った各ステータスでは
工場発注
製品を工場に発注した際に案件として登録します。以下のように、案件タイトルに発注量、発注日（または完成日）を入力します。また、メモ領域には完成日や既に払い出し先が決まっている場合には、それらの内訳を記載しておいても良いでしょう。発注した製品が完成する予定日には、完成した製品を自社在庫とするか工場在庫とするかの選択がある場合などには、その予定などもToDo へ登録しましょう。
※製造ロット＝販売ロットの場合は、工場発注時に発注数分の案件を登録する方が扱い易い場合もあります。
工場在庫・社内在庫
工場発注した製品が完成したら、続いて在庫としてどこに保持しておくかを割振ります。複数拠点で管理している場合には、それぞれにステータスに移動させます。この時、製造ロットと販売ロットが違う場合は、扱う数量にも依りますがこのタイミングで在庫数に合わせた案件を登録必要があります。
例）1ロット10個の製品の場合は、10件の案件を登録します。
発送手配中・発送済み
顧客から注文が入ったら、案件の取引先担当者を払い出し先の担当者に変更し、案件担当者を社内の発送担当者へ変更します。担当者を変更すると、その相手に通知メールが送信されます。必要であれば、配送会社の伝票番号などもメモとして残しておき、顧客からの納期問合せなどのときにも対応できるようにしておくと良いでしょう。発送手配が完了したら、発送済みのステータスへ移動させます。到着予定日が過ぎ、無事製品が先方へ到着したら入金待ちのステータスへ移動させ、担当者を経理担当者へ変更します。
入金待ち・完了
経理担当者は、取引先からの入金を確認したら完了へステータスを変更します。