この記事では、Hirameki 7のフォーム機能でイベントなどへの出欠をとり、管理する方法について説明します。この記事では「フォーム機能」「名刺管理機能」「メール配信機能」を使います。フォームでイベントへの参加/不参加を投稿してもらい、イベントのN日前に参加者へリマインドメールを送信する方法についてご案内します。
１．イベント参加へ確認のフォームを作成する
Hirameki 7のフォーム機能では、名刺管理と連携しフォームから回答された内容をそのまま名刺管理機能の顧客情報として自動的に登録することが可能です。今回は、その機能を使いイベントへの参加/不参加を管理するのに利用します。
フォーム機能で参加確認フォームを作る際のポイントは３つです。
・フォームの名前をユニークなものにする
・メールアドレスは必須とし、コンタクト連携を行う
・集計を意識した設問を用意する
基本的なフォーム機能の使い方についてはこちらをご確認ください。
フォームの名前をユニークなものにする
フォーム機能で新規作成する際に決定するフォームの名前は、名刺管理と連携する際のタグの名前となります。そのため、フォームの名前については「20250525お客様感謝デー」のように日付などのユニークとなる文字列を入れて設定することをオススメします。
メールアドレスは必須とし、コンタクト連携を行う
フォームと名刺管理を連携した場合、メールアドレスは必須項目でなくても連携は可能ですが、イベント開催日が近づいた時のリマインドメールを送るためにもメールアドレスを必須とします。
ポイント
出欠確認を行う場合、予定が変更となった方の変更もフォームで受け付ける場合は、必ずメールアドレスは必須としてください。名刺管理機能では、メールアドレスをキーとして同じメールアドレスでの登録が行われた場合、登録内容が上書きされます。
また、この利用方法を行う場合はラジオボタンや日付パーツをコンタクトへの登録にて「メモ」と連携するように設定してください。
※メモと連携可能な項目は1項目のみとなります。複数の項目は連携できませんので、ご注意ください。
複数の日付から1日を選択してもらう場合は、日付パーツ、特定の日に参加する/しないを確認する場合はラジオボタンパーツといった形に目的に合わせて利用するパーツを選択しましょう。
集計を意識した設問を用意する
回答された内容は、フォームのレポートからCSVファイルでダウンロードすることが可能です。自由記述式の設問やご意見などの定性的な情報も重要ですが、今回のようにイベントへの参加を確認するフォームの場合、自由記述の設問はできるだけ避け、数値として把握しやすい選択式の設問を利用することをオススメします。
ポイントでもご案内しましたが、選択式のパーツにはラジオボタン、セレクトボックス、日付など様々なパーツをご用意していますので、設問の内容や視認性などを考慮して選んでください。
選択肢が少ない場合や文章が長くなる場合
・ラジオボタン
選択肢が多く、文章が短い場合
・セレクトボックス
また集計を意識した際、用意する設問にひと工夫するだけでその後の集計作業も格段に楽になります。例えばお食事をご用意する場合、洋食か和食、一般食と低アレルゲン食から選択いただくようなケースでは設問を2つに分けて用意するよりも、2つの項目を１まとめにした1つの設問にすることで、用意する食事の数量把握は格段に楽になります。
例）
お食事
・洋食
・和食
食事の種類
・低アレルゲン
・一般
と2つの設問に分けてしまうと、「洋食且つ低アレルゲン」「洋食且つ一般」「和食且つ低アレルゲン」「和食且つ一般」と4つの選択肢の組み合わせをCSVファイルから集計する必要がありますが、それを以下のように1つの設問にまとめることで集計がしやすくなります。
お食事
・洋食（低アレルゲン）
・洋食（一般）
・和食（低アレルゲン）
・洋食（一般）
・不要
２．名刺管理機能の使い方を確認する
フォームから連携され、登録されたコンタクト情報（連絡先情報）には、タグとして回答いただいたフォームの名前が追加されます。
名刺管理の「コンタクト一覧」にある「詳細検索」をクリックすると、フォームから登録された「メモ」や自動的に付与される「タグ」で検索することが可能です。
詳細検索には、メモやタグで絞り込み検索ができます。そちらにフォームの名前を入力して、必要に応じてメモなどの絞り込み条件を追加して検索することでリマインドメールを送るリストを作成することができます。
検索結果が表示されたら、チェックボックスにチェックを入れて「配信リスト登録」ボタンをクリックします。
配信リスト名を登録して、「保存してメール作成へ進む」をクリックします。
ポイント
名刺管理に表示されるデータは、任意に変更することが可能です。一覧にある「表示項目設定」をクリックし、表示させたい項目をドラッグ＆ドロップで追加することで一覧表示に追加されます。
予定が変更となった方の変更もフォームで受け付ける場合は、メールアドレス以外の項目が上書きされます。そのため、参加する／しない、参加日付などの設問を「メモ」と連携している場合は、メモを一覧表示させておくと良いでしょう。
３．メール配信機能でリマインドメールを設定する
メール配信機能では、テキストメールまたはHTMLメールを作成いただけます。今回はイベント参加者へのリマインドメールですので、会場の場所などの情報を入れておくと良いでしょう。
HTMLメールで、地図情報を埋め込む際は、画像パーツとそのリンク先にGoogleマップのURLを設定しておくと良いでしょう。GoogleMapでは、共有メニューから「リンクをコピー」にてその地図のURLを入手することができます。
会場の近隣の地図をキャプチャしたら、その画像にリンクを設定します。
多くのメールソフトではブラウザのように地図を埋め込んでも対応していないため、少々面倒ではありますが地図は埋め込むのではなく、画像を使って追加することをオススメします。
リマインドメールには、緊急の連絡先などを入れておくと良いでしょう。
配信設定画面では「配信方法」で、予約配信を選択し、リマインドメールを送信する日時を指定して設定完了です。設定完了前に一度自分のメールアドレス宛てにテスト送信して実際に送信されるメールを確認しましょう。