1.プロジェクトの作成方法

まず、プロジェクトの作成を行います。プロジェクトの作成者が「プロジェクト管理者」となり、メンバーの追加・削除を行うことができますので、プロジェクトの作成は、可能であれば部署の管理者の方のアカウントで作成することをお勧めいたします。

まず、プロジェクト一覧の中にある「プロジェクトを追加」ボタンをクリックします。

続いて表示される、プロジェクトのタイトル、参加するメンバーを追加していきます。

メンバー追加ウィンドウをクリックすると、テナントに存在する社内メンバーが表示されます。多数のメンバーが登録されている場合は、メンバーの名前を入力することで対象メンバーを追加することができます。

追加されたメンバーには登録されているメールアドレスに「【Hirameki 7】案件管理 | プロジェクトに招待されました」というメールが送信されます。メール文中にある「案件プロジェクトにアクセス」をクリックすると、ログイン画面を経て案件管理機能の画面が表示されます。

2.ステータスの作成

続いて、部署ごとに利用する場合の肝となる「ステータスの設定」についてです。

案件管理機能のボード表示では、最大50までステータスを設定することができます。ボード画面にある「＋」ボタンをクリックすることで、新たなステータスカードを追加することができ、ドラッグ＆ドロップでステータスカードや案件カードの移動が可能です。

ステータスの設定は、プロジェクトメンバーであればどなたでも可能ではありますが、プロジェクト全体の運用に関わる部分でもありますので、事前にルールを決めて運用いただくことをお勧めします。

ボード画面は基本的には、左から右へとステータスを進めてゆくように設計されていますが、必ずしもそのように使う必要はありません。例えば、新規案件かアップセル、クロスセル、など取引先との関係性によって発生する業務フローが変わる場合などには横並びにはなりますがそれぞれのステータスを作成することが可能です。

ボード画面の優位点である視認性の良さとの見合いにはなりますので、ステータスをあまり細かく設定することはお勧めできませんが、運用次第で様々な部署や業務において案件の管理に利用することが可能です。

ボード画面では各案件カードに

・タイトル

・期日

・担当者（アイコン）

が表示されます。

時間軸における案件の進捗状況やプロジェクトメンバーごとの進捗状況、リソース状況を確認するのにも活用いただけます。

3.案件の作成

続いて案件の作成です。案件の作成は、参加メンバーであれば誰でも可能な作業ですので、特に誰が登録しなければならないという事はありません。ただし、案件一覧においても、ボード画面においてもカード上に表示される情報は

・タイトル

・ステータス

・期日

となりますので、一覧で誰が担当しているかなどについては、タイトルを工夫する必要があります。

例えば、案件登録時は会社名だけとしておき、担当が決定したら編集画面より案件担当者を選択するのと同時に、タイトルに【営業次郎】などと個人名を入力するルールにすると、一覧表示でも誰の担当の案件であるかを把握することができます。

また、案件の進捗とともに発生するExcelやPDFなどのファイルを案件に紐づけておくことで、似たような名前のファイルを探すコストが軽減できます。

案件管理は非常に自由度の高いタスク管理ツールです。そのため、予め運用のルールを決めておくことが重要になります。それぞれの部署や組織においてのルールに合わせた運用ルールを決めさえすれば、

・営業案件の管理

・人事採用の管理

・決算作業の管理

・イベント進捗管理

などなど、複数メンバーで協力して進めてゆく業務の管理に最適な機能です。