1.プロジェクトを作成する

左側のメニューに表示される「プロジェクトを追加」をクリックします。

プロジェクト名とプロジェクトに参加させるメンバーを決定します。

追加可能なメンバーは、テナントに存在している社内メンバーのみです。プロジェクトを作成したユーザーがプロジェクト管理者となり、メンバーの追加や削除を行えるようになります。

なお、プロジェクト管理者のアカウントが削除されると自動的にテナント管理者がそのプロジェクトの唯一の管理者となります。

2.案件を追加する

案件を追加する場合には、案件一覧画面の「案件を追加」ボタンまたはボード画面の「案件を追加」をクリックした段階で作成されます。作成された案件は、タイトル、取引先担当者、案件担当者、ステータス、期限、そして内容を入力して「保存」をクリックして、いつでも更新できます。

なお、取引先担当者は、数文字入力すると名刺管理に登録されているコンタクト情報（連絡先）と一致するものがサジェストされます。また、案件担当者は、プロジェクト参加者からのみ選択可能です。

案件の内容に追加されるファイルはファイル管理機能に「案件管理添付ファイル」というフォルダが作成され、その配下に「プロジェクト名」＞「案件名」という順にフォルダが作成され、そのフォルダ内に格納されます。

格納されたファイルは、ファイル管理からでは削除することができません。また、共有フォルダなどストレージに格納されているファイルを添付した場合も、案件管理フォルダにコピーされますので、添付するファイルにはご留意ください。

3.ToDoを追加する

案件を追加したら、次はToDoの追加です。

ToDoは、Hirameki 7へログインしている場合はいつでも右側のメニューに表示され、設定した期日には登録しているメールアドレス宛てにメールで知らせてくれます。案件管理から追加したToDoも他の画面から追加したToDoと同様に、どの画面からもアクセスでき、通知も送られてきます。

他の画面のToDoとの一番の違いは、他の画面のToDoは、ログインしている本人にしか追加・編集ができませんが、案件管理から追加されたToDoは、本人以外のプロジェクトメンバーによって追加、編集が行えます。他のメンバーに割り振られたToDoを急なお休みなどの際に、他のメンバーへ担当を変更するなど、チームでのタスク実行に最適なToDoリストの作成が可能です。

使いかたは他の画面のToDoと同じく、タイトル、期日、説明、担当者を入力し「保存」ボタンをクリックするだけで追加が可能です。

追加されたToDoは、案件の下部に表示されタイトルの左にあるチェックをクリックするとステータスを完了へと変化させることができます。

4.案件のステータスを変更する

ToDoの追加が完了し、それぞれのToDoが実施できたら、案件そのもののステータスを変更しましょう。案件のステータス変更は、案件詳細画面からでも、ボード画面からでも変更が可能です。

ボード画面のステータスカード間の案件の移動はドラッグ＆ドロップで移動することができ、案件詳細画面のステータスは、セレクトボックス内から選択できます。案件詳細画面のセレクトボックスには、ボード画面のステータスカードが左から順番に表示されます。

以上で、案件管理の基本的な使いかたについては終了です。

案件管理は、組織やチームでの協業では、チームメンバーのタスク状況やプロジェクトの進捗状況の見える化、個人では抜け漏れを無くすタスク管理ツール等、様々な用途に使えます。今回こちらの記事でご紹介したのは、案件管理機能の基本的な動作でしかありません。使いかたの工夫次第ではもっと多くのことに利用できる機能ですので、是非あなた自身の使いかたを見つけてみてください。