この記事では、Hirameki 7を営業支援ツールとして使う方法について説明しています。最後となるこのページでは、ワークフロー機能を使った様々な利用シーンをご紹介します。
1.ワークフロー機能を使った社内手続き
営業活動の結果、受注が見えてきたら、取引先の新規登録や与信チェックなどの社内手続きが必要になります。旧来の紙ベースの社内手続きは多岐にわたり、書式も多数あり、その保存・管理も大変です。Hirameki 7のワークフロー機能を使えば、多種多様な書式への対応も可能です。
今回は、取引先の新規登録と与信チェックを例にワークフロー機能を使った例を鍾愛します。
新規取引先の登録には、
・会社名
・会社住所(本社住所・営業所等の実際の取引先住所、納品が必要な場合であれば納品場所)
・代表電話番号
・代表者名
・資本金
・売上高
・取引銀行
・売掛限度額など与信情報
などの項目が必要とされます。
Hirameki 7のワークフロー機能では、金額による承認ルートの分岐設定が可能となっていますので、この機能を使うことで、新規取引先登録とともに支払いサイトや想定取引金額によって与信チェックをできるように設定してみます。
ワークフロー作成については、こちらをご覧ください。
今回は、支払いサイトが長くなる「月末締め翌々月」払いを希望している取引先にのみ与信チェックを行う運用の場合の例として、条件分岐で支払いサイトが「月末締め翌々月」のケースの場合のみ最終的な決済を経理担当者による与信チェック後に行うように設定します。
こちらで設定したワークフローを使い、新規取引先登録を登録された場合、支払いサイトによって決済担当者が変更されます。与信判断が必要な取引の条件を指定しておき、それに合致する場合は担当者による与信チェックを行う運用とすることができます。
こちらを使った申請を受けた決済担当者は、与信判断の上、差し戻しあるいは決済し、経理システムなどへの登録を行います。このとき与信判断を行う際には、営業リスト検索を利用すると大変便利です。既にご案内の通り、営業リスト検索には別途費用はかかりますが、与信判断を行うのに大変有効な情報を確認できるG-Searchへのリンクがございます。
営業担当者だけでなく、バックオフィススタッフもHirameki 7を営業支援ツールとしてご利用いただくことで、これまで以上に効率的な営業活動が可能となります。
2.社内コミュニケーションツールとしてのファイル管理
社内手続きを終えたら、続いて先方と取交す契約書等々の文書の用意です。もちろん文書の発行や押印などに社内手続きが必要であれば、ワークフロー機能を使って社内手続きを実施することも可能ですが、実際に先方にお渡しする書類などは、細かな修正や調整が必要になってくる場合があります。そんなときには是非Hirameki 7のファイル管理機能を使って扱うファイルを軸としたコミュニケーション機能を利用しましょう。
既にご案内した通り、Hirameki 7のファイル管理機能では、同名のファイルを上書き保存した際に自動的にバージョン管理する機能がございます。そして共有されているファイルごとにチャットする機能もありますので、似たような複数のファイルを査読する管理者の方もファイル単位でのコミュニケーションであれば混同するリスクを低減することができます。
営業活動だけでなく、企業活動を効率的に進める様々なファイルは時として様々なバージョンが派生してしまい、その管理に労力がかかります。チャットツールでメッセージだけでなくファイルを添付して送信すれば共有はできますが、送受信するたびに同名のファイルが増え、どれが最新版であるかがわからなくなったり、意図しない上書き保存が発生してしまったり、様々なリスクが発生しますが、Hirameki 7のファイル管理機能であれば、ファイルを軸としたコミュニケーションであるだけでなく、上書きしても、バージョン情報が自動的に保存されますので、意図しない上書きなどのリスクにも対処することができます。
今回の営業支援ツールとしてのHirameki 7のご紹介はこれにて終了です。今回ご紹介できたのは、Hirameki 7を営業支援ツールとして利用する方法のほんの一部でしかありません。Hirameki 7の各機能は他にも様々な使い方ができますし、それぞれの営業活動や社内ルールに合わせて自由にカスタマイズいただけますので、是非活用してみてください。