Hirameki 7には、名刺管理以外にも営業支援ツールとして利用できる機能が多数あります。この記事では、見積書や発注書などお客様にお渡しする文書の管理ツールとしての「ファイル管理」機能や、押印申請等のワークフローとの連携方法など具体的な例でご案内します。

 

１．ファイル管理機能

ファイル管理機能に追加されたバージョン管理機能（有料オプション）を利用すると、ファイルを上書き保存した場合、編集前の以前のバージョンのファイルを閲覧・ダウンロードすることが可能です。

 

毎日更新し、かつ過去の情報なども閲覧する必要があるファイルの場合、パソコン上にフォルダを作成して、年度、月度ごとにフォルダを作りファイル名に日付を入れて別ファイルとして保存する必要があると思います。

こんな感じで、PC内に保存しこのファイルのように日報のような提出先がある場合には、さらに提出先の上長へメールなどのツールで送信する必要があります。

 

また、共有フォルダなどで社内のテンプレートを共有している場合などに発生する、「稟議書.xlsx」というファイルが「稟議書（最新版）.xlsx」「稟議書（最新版_修正済み）.xlsx」「稟議書（最新版_修正済み2）.xlsx」「稟議書（最新版_修正済み2_利用許可済み）.xlsx」...etc、と言ったような、バージョン別違いの無限増殖問題などもHirameki 7のファイル管理機能であれば問題解決できます。

ファイル管理機能では、同名のファイルをアップロードした際に、上書き保存するか別名保存するかを確認するメッセージが表示されます。

 

このとき「両方残す」を選択すると、元のファイル名に数字がついた別のファイル名として新しいファイルが保存されます。元のファイルは元のファイル名のまま残ります。

一方「上書き保存」を選択すると、ファイルは上書きされ元のファイルに代わり新しくアップロードしたファイルが保存されます。そして、この上書き機能に追加された「バージョン管理」機能を利用することで、オフィスのファイル管理が格段に安全かつ効率的に行なえます。

 

更新頻度の高いファイルでの利用

今回は営業日報を例にとって説明します。営業日報などのように毎日作成、提出するようなファイルの場合、共有フォルダ内などで日付をファイル名として保存するケースがほとんどかと思います。当然のことながら、ファイル数は多くなり突然のPCトラブルなどが発生してしまうとデータ消失の恐れもあります。データ消失を避けるため、クラウド型のファイル共有サービスや社内の共有フォルダなどの保存するあるかと思いますが、ファイル自体の数は増え続ける一方になります。そこで、バージョン管理機能を持つHirameki 7のファイル管理機能です。

 

まず、ファイル管理機能の標準機能である「共有フォルダ」の作成します。

共有フォルダは、「ファイル管理」機能の「ファイル一覧」メニューに表示される「共有フォルダを作成」ボタンをクリックすることで作成可能です。

 

 

「共有フォルダを作成する」をクリックすると、フォルダ名と共有するメンバーを入力する画面が表示されますので、そちらでフォルダ名と共有メンバーを入力します。

 

今回は、営業部のメンバーで共有するフォルダを作り、その中で各メンバーごとに業務日報のフォルダを作成します。ここで作られた各メンバーのフォルダは上位の「営業部共有フォルダ」を共有するメンバー全員が閲覧できます。もしメンバーとその上長だけで共有したいという場合は、それぞれのメンバーと共有フォルダを作成します。

 

 

そして、あとはそのフォルダにファイルをアップロードするだけです。ファイルを同名のファイルのままアップロードし、「上書き保存」をクリックすると、そのファイルには自動的にバージョン管理機能が有効になります。フォルダ内のファイル名をクリックすると、以下のようなプレビュー画面（対応ファイルのみ）で内容を確認できるだけでなく、左側にバージョン情報、右側の詳細情報をクリックするとファイルのアップロード時間などが表示されます。

 

 

バージョン情報は、上から最新、1つ前、2つ前といった形に新しいバージョン程上位に表示され、ファイル管理機能の容量がある限り、いくつでもバージョン情報が保存されます。

 

 

日々更新するファイルなどであれば、月ごとにファイルを別名保存したり4半期毎に別名保存することで、ファイルの数を無駄に増やすことなく管理することができます。日々のファイルの長期保存が必要な場合は、各バージョンごとにファイルを保存する機能もありますので、適宜ローカルPCにダウンロードして保存することも可能です。

また、同じくファイル毎のメッセージ機能を使えばファイルの提出も不要で、修正指示なども簡単に行えます。

 

 

他にも共有するテンプレートファイルなども同名保存しておけば、常に最新版と過去のバージョンが自動的に保存されますので、多数のバージョンが似たような名前で保存されるようなケースでお困りの場合にも大変有効です。

 

2.ワークフロー機能

Hirameki 7のワークフロー機能では、各種申請処理だけでなく、設定方法によっては各種届出や資料作成依頼などの社内専用のフォームとしても利用が可能です。今回は、2023年12月よ白ナンバー車であっても一定以上の台数のある事業所などで義務化されたアルコールチェックとその記録を保存する業務に利用する方法をご案内します。

 

 

アルコールチェックが義務付けられた対象は以下の通りです。

・乗車定員が11人以上の白ナンバー車1台以上を保持する企業

・白ナンバー車5台以上を保持する企業

 

そして、タイミングは乗車前と乗車後とアルコール検知器を使って検査し、その記録を1年間は保管しておかなくてはなりません。Hirameki 7のワークフロー機能であれば、この検査の記録を簡単につけて保存することが可能です。

 

Hirameki 7のワークフロー機能はスマートフォンからでも扱えるため、車載のアルコール検知器を使って、運転前後にチェックの上、車の中からチェックの記録をつけることが可能です。

 

このようなワークフローを作成するには、まず「ワークフロー設定」メニューを開き、「ワークフローを追加」をクリックします。

 

ワークフロー作成画面では、左側にパーツエリアがありますのでそちらよりドラッグ＆ドロップで右側のワークフロー領域にパーツを追加していきます。

今回は、

・ラジオボタンパーツ（またはチェックボックスパーツ）・・・酒気帯びの状態選択肢

・メンバーパーツ・・・対面チェック時のチェック者名選択

・セレクトボックスパーツ・・・乗車する車のナンバーを選択

・テキストエリア・・・酒気帯びと判定された際の指導内容やメモ

・日付パーツ・・・チェック日時を選択

・ファイル添付パーツ・・・アルコール検知器の写真添付

というような項目を追加します。

 

 

パーツを配置したら、マウスをパーツの上に移動すると表示される鉛筆アイコンをクリックし、パーツの編集をします。

 

すべてのパーツの編集が完了したら、続いて承認ルートの設定を行います。承認ルートは、「組織図」に設定された承認者が自動的に承認者となる機能があります。アルコールチェックの記録管理などを安全運転管理者が行っている場合は、組織図に安全運転管理者と運転するメンバーを追加しておくことで、承認経路を組織図から自動設定させることが可能となります。

 

 

今回ご紹介したのは、具体的な用例としてアルコールチェックとその記録運用での使い方でしたが、ファイル管理でご紹介した営業日報としてのご利用も可能です。スマートフォンでも操作ができる機能ですので、現場とバックオフィスの業務を効率的に接続するのに最適な機能ですので、是非様々な会社の業務でお試しください。