この記事では、Hirameki 7を営業支援ツールとして使う方法について説明しています。まずは、基本的な使い方である、「名刺管理」機能を顧客管理機能として使う方法について説明します。
１．「名刺管理」機能を理解する
Hirameki 7の名刺管理機能は、その名前が示す通り営業活動を通して入手した名刺や受信メールのフッターにある署名からAIによって自動的に登録できますが、管理できるのは名刺の情報やメール署名だけではありません。追加項目設定やタグ付け機能を使うことで、商談のステータス管理に使うことも可能です。このパラグラフでは、まず「名刺管理」の基本的な使い方についてご案内します。
名刺管理に登録できる項目を知る
名刺管理機能では、標準状態で以下の項目の入力が可能です。
・企業名
・部署名
・役職名
・氏
・名
・氏（フリガナ）
・名（フリガナ）
・メールアドレス
・電話番号1
・電話番号2
・郵便番号
・都道府県
・市区町村
・番地
・ビル名など
※新規登録時に手動入力を選択した場合、この項目の他に必須項目として「営業担当者情報」と「メール配信許諾」の項目があります。「営業担当者情報」はログインしているアカウントが自動入力され、「メール配信許諾」については、初期状態では「許可しない」が選択されていますので、営業担当者を変更したりメール配信を行う場合には、登録時に変更するようにしてください。
新規登録方法を知る
名刺管理機能の新規登録方法には5つの方法があります。
３．手入力で登録する
それぞれの詳しい登録方法については、リンク先を確認してください。
登録方法に依らず、上記項目はすべて任意の項目となります。メールアドレス項目については同じメールアドレスを登録することができません。CSVファイルでの一括登録やフォーム機能と連携しての登録の場合は上書きされますので注意してください。
（例）
上書きされるケース
以下のようなデータがコンタクトに登録されている状態で、
会社名：ひらめき商事
名前：ひらめき 太郎
メールアドレス：aaaaa@bbbbb.com
以下のようなデータをコンタクトに登録してしまうと、以下の情報に上書きされます。
会社名：ひらめき商事
名前：ひらめき 花子
メールアドレス：aaaaa@bbbbb.com
上書きされないケース
以下のようなデータがコンタクトに登録されている状態で、
会社名：ひらめき商事
名前：ひらめき 太郎
メールアドレス：aaaaa@bbbbb.com
以下のようなデータをコンタクトに登録しても上書きされず、別のデータとして登録されます。
会社名：ひらめき工業
名前：ひらめき 太郎
メールアドレス：bbbbbb@ccccc.com
２．データ項目定義を理解する
続いて、今回の重要なパート「データ項目定義」です。「データ項目定義」は、名刺管理に登録できる項目を自分で追加できる機能になります。追加できる項目の種類としては、
・テキスト型・・・文字、記号、数字などのデータを入力することができます。
・数値型・・・半角数字のみ入力することができます。
・日付型・・・YYYY/MM/DD型のデータを入力することができます。
の３つのデータ型の項目を登録することができます。
データ項目定義の詳しい使い方については、こちらをご確認ください。
今回は「Hirameki 7を営業支援ツールとして利用する」というテーマですので、営業関連の項目を追加する例をご案内します。
基本設定を開く
Hirameki 7にログインの上、「名刺管理」をクリックします。左側のメニューにある「基本設定」をクリックします。すると「データ項目定義」メニューが表示されますので、その中にある「データ項目を追加」をクリックします。
データ項目を追加する
「データ項目を追加する」をクリックすると、「タイトル」、「種別」、「説明」欄が追加されますので、それぞれ選択し入力します。入力が完了したら画面下部にある「設定内容を保存」をクリックします。以上でデータ項目の追加作業は完了となります。
入力いただく内容については、「必ずこういしなければならない」というものはありませんが、それぞれの用途に合わせて設定いただくことをおすすめします。
データ項目の設定例
既にご案内しておりますが、データ項目で設定可能なデータは以下の種類になります。
・テキスト型・・・文字、記号、数字などのデータを入力することができます。
・数値型・・・半角数字のみ入力することができます。
・日付型・・・YYYY/MM/DD型のデータを入力することができます。
これらのデータの型は入力されたデータの検索や、メール配信時の宛先の絞り込み条件で重要なポイントとなりますので、設定される値の使い方も考えて設定してください。
日付型の場合を例にして説明します。
日付を表す場合、様々な表し方があります。
・2024年3月7日
・2024/03/07
・3/7
・令和5年3月7日・・・etc
名刺管理で扱われる日付型は「YYYY/MM/DD」型となりますので、入力される日付は「2024/03/07」のような数字とスラッシュで表現されます。
メール配信の絞り込み条件であれば、「前方一致」などの条件を指定できますので「2024/03/」や「2024/0」と入力すると2024年3月、あるいは2024年1月～3月のデータが抽出されます。
一方で名刺管理の検索条件では日付まで入った「2024/03/07」形でしか入力のみ可能ですので、名刺管理で月ごとや年ごとの抽出が必要な場合、日付型ではなくテキスト型データとして登録し、入力時の規則で「◯月」などと指定いただく必要があります。
３．タグについて理解する
名刺管理には、各コンタクトデータにタグを付与することができます。タグは、連携したフォームから登録されたコンタクトデータの場合は、そのフォームの名前が自動的にタグとして付与されます。タグは、任意の文字列をタグとして登録でき、複数のタグを１つのコンタクトデータに付与することができます。
注意
タグは1つのコンタクトに対して最大10件まで付与することができます。10件以上は付与することができませんのでご注意ください。10件以上付与したい場合は、使用していないタグを削除してご利用ください。
また、既に登録されているタグについては、他のコンタクトデータに付与する際には、最初の文字を入力するだけで候補として表示されます。
タグ機能も、「コンタクト一覧」の検索やメール配信機能の絞り込み機能で利用することができます。
タグについては、項目設定せずともコンタクトデータに付加的な情報を追加・削除ができますので、営業ステータスのような変化がある記録などをつける場合にもご利用いただけます。