この記事では、メール配信でお誕生月に特別なクーポンを送ったり、前回サービス提供月(または日)からnヶ月後にリマインドメールを送りたいなどの、時間軸で宛先を指定してメールを配信する方法についてご案内します。定期メンテナンスや特別なサービスのご案内などにご活用いただけます。
1.想定されるご利用シーン
今回ご案内する活用事例は、コンタクト情報(名刺管理のデータ)に日付(YYYY/MM/DD形式)のデータやテキスト情報で「1月」「2月」...といった日付に関する情報が登録されていることが前提となります。日付データやテキスト情報の追加方法については、こちらをご覧ください。
以下のようなシーンでご利用いただけます。
・美容院、整体、歯科医院等々で前回施術日や検診日からnヶ月後に定期施術、検診をリマインドするメールを配信したい場合
・機器メンテナンスや消耗品の購入サイクルなどで、次回の発注次期をお知らせするリマインドメールを送りたい
・小売業、学習塾や音楽教室などの生徒へお誕生日(月)に特別なクーポンや招待、サービスのご案内、メッセージを送りたい
・賃貸不動産、レンタル機器等の契約更新月の案内を送りたい
・営業訪問のn日後にお伺いのご連絡に送信したい(週単位)
その他日付を基準にした宛先グループへ一斉送信メールを配信したい場合に、こちらの方法を応用してご利用いただけます。
2.準備編(名刺管理機能での登録方法)
先にご案内したように、この活用事例では名刺管理機能での日付に関する情報が登録されていることが前提となります。既に名刺管理に登録されている場合は、CSVでの一括登録も可能ですので、その方法についてもご案内します。
Hirameki 7の名刺管理では「データ項目定義」というものがあります。「データ項目定義」は標準で用意されているメールアドレス、会社名、氏名、電話番号、役職、住所、などの情報の他にお客様自身で追加したい項目を追加できます。今回の活用事例では、日付データの追加方法について説明します。
【名刺管理】>【基本設定】>【データ項目を追加】の順にクリックします。すると下の図のような画面が表示されますので、「タイトル」、「種別」、「説明」を入力・選択して「設定内容を保存」をクリックします。
今回の事例では日付データを使っていますが、種別を「テキスト」にして、「1月」、「2月」、「3月」などと「月」を登録しておくと月単位での登録も可能です。
こうして追加した項目は、「新規コンタクト登録」で「追加情報」欄にて「項目を追加」をクリックすることで、項目名より選択・入力することができます。
入力欄は、「YYYY/MM/DD」形式で入力またはクリックしカレンダーより選択できます。入力する場合は、全て半角文字列で入力してください。
既に登録されているコンタクト情報に追加する場合も編集画面より追加することが可能です。
CSVで一括登録または更新する場合は以下手順で行います。追加したデータ項目のタイトルを過去にアップロードしたCSVファイルに追加した上で、日付を「YYYY/MM/DD」形式で入力したものをアップロードします。CSVファイルのアップロード方法については、こちら でご確認いただけます。
Hirameki 7のコンタクト情報はメールアドレスをキーとしているため、メールアドレス以外に追加、変更された項目はアップロード時に更新されます。
既に登録しているデータをダウンロードして更新する場合は、コンタクト一覧に表示されているコンタクトの中より追加したいコンタクト情報にチェックを入れて「ダウンロード」をクリックします。
ダウンロードしたCSVファイルには、追加したデータ項目が表示されていますので追加した日付項目の列に日付(YYYY/MM/DD形式)で入力して再度アップロードし更新します。
以上で準備は完了です。次はいよいよ実際の運用編です。
3.運用法方説明
日付データさえ入ってしまえば、運用方法はいろいろいと考えられます。今回は主に「メール配信」より条件を指定して宛先を抽出する方法について説明します。
【メール配信】>【メール一覧】>【送信するメール】の順にクリックし、「コンタクト情報」が選択されている状態で、「条件を指定」をクリックします。すると、下にセレクトボックスメニューが表示されますので、その中より追加した日付項目のタイトルを選択します。
真ん中にの入力欄に日付を入力します。この場合、年月日まで入力していますので、「2023年3月12日」生まれの人が対象となります。入力する数値を工夫することで様々な条件を抽出することができます。
例えば
・誕生月ごとに配信する場合であれば
/01/
と入力すると1月生まれの人だけ抽出できます。
・年を除いた日付で抽出する場合は
/01/01
と入力すると年を除いた日付で抽出できます。
一度登録しているメールの内容は保存してあれば何度でも抽出条件を変えて配信できますので、同じ内容の配信を定期的に送信する場合にもこちらの方法で可能です。
コンタクト情報より送信先を抽出してターゲットリストに登録することも可能ですが、ターゲットリストはリストを作成した時点での情報となるため、新たに追加されたコンタクト情報は反映されません。追加が頻繁に起こる場合には、コンタクト情報から条件を指定して抽出することをお勧めします。
他にもタグを付けて分類することもできますし、使い方は工夫次第でいくらでもあります。是非みなさんの便利な使い方もコミュニティなどで共有してください。