この記事では、社内メンバーとのファイル共有の方法のひとつとして社内報機能を使ったファイル共有方法についてご案内します。社内報は、社内連絡や通知など社内の不特定メンバーとのコミュニケーションだけでなく、社内の組織単位での情報共有などにも利用できます。

１．社内報でのファイル共有方法～その１：～チャット～

社内報は社内コミュニケーションのための機能ですが、コミュニケーションには文字や画像だけでなくファイルの共有も含まれています。社内報では、コミュニティ機能同様にチャット機能がありますが、コミュニティ機能と違う点は、チャット出来る相手が社内のメンバーに限られる点です。

社内報の機能や使い方についてはこちらでもご案内がございますので、是非ご覧ください。

共有できるファイルサイズも画像ファイルであれば１MB、それ以外のファイルであれば10MBとなっています。社内メンバー間でのチャットとなりますので、外部への情報漏えいなどの心配は少なく、機密文章などのやり取りは意識してこちらのチャットを利用することをお勧めします。チャット画面も差をすけて社内チャットと社外チャットとの差を明確に判断できるようになっています。

また、共有されたファイルはコミュニティ機能と同様にファイル管理内に保存され、そちらから削除することでチャットメッセージ中からも削除されます。

こちらの方法では、チャットで選択した相手にファイルを共有できるので社内の他の人に見られても問題ないが、特定の人だけに共有したいファイルなどのやりとりに最適です。

２．社内報でのファイル共有方法～その２：～投稿～

社内報には、他に掲示板のように誰もが見ることのできる投稿があります。投稿にはいくつかのカテゴリーが予め用意されていますが、新規にカテゴリを追加することもできますので、部署毎やチーム毎といった単位でカテゴリを作って、ファイル共有用のカテゴリを作っても良いでしょう。

社内報の投稿は社内メンバー全体に表示されますので、社内の全員に共有するようなファイルや特定の人だけがダウンロードして使うようなファイルの共有に最適です。

共有できるファイルはチャット同様に画像ファイルであれば１MB、それ以外のファイルであれば10MBとなっています。

共有するファイルはやはりファイル管理の「社内報添付ファイル」に格納されますので、必要がなくなったら削除することをお勧めします。また、社内報の投稿にはリアクション機能や返信機能がついていますので、全員に確実に閲覧してもらいたいファイルなどは社内報へのリアクションや返信を必須とすることで閲覧者のチェックもできますので、使い方を工夫して様々なシーンで活用いただけるでしょう。