この記事では、チャット同様にHirameki 7にアカウントをお持ちの方であれば、社内・社外問わずファイルを共有できる「共有フォルダ」機能について説明します。共有する相手を指定し、複数人で１つのフォルダを共有しファイルを管理することができます。

１．共有フォルダを作成する

共有フォルダは、ファイル管理機能で作成できる特殊なフォルダです。通常ファイル管理機能で作成できるフォルダは、アップロードしたファイルを分類する用途で作成されますが、共有フォルダはフォルダ内のファイルであればどのファイルでも、そのフォルダにアクセス権を持つユーザーによる閲覧・ダウンロードが可能なフォルダです。

チャットでのファイル共有と違い、ファイル管理で扱えるファイルサイズとなりますので、チャットでは共有できなかった大きいサイズのファイルの共有や多数のメンバーとファイルを共有するときなどに最適です。

作成方法はかんたんで、ファイル管理機能で表示される「共有フォルダを作成する」ボタンをクリックするだけです。ボタンをクリック後に表示される作成画面で、フォルダ名と共有するメンバーを決定して「共有フォルダを作成」をクリックして完了です。

共有フォルダで追加可能なメンバーは、同じテナントに属するアカウント（自社メンバー）もしくは、コミュニティで「つながり」のあるHirameki 7アカウントを持つメンバーとなります。共有メンバーについては、フォルダ作成後でも追加・削除が可能です。

２．共有フォルダにメンバーを招待する

共有フォルダを作成し、その後共有メンバーの追加を行いたい場合は、フォルダ一覧の右側にある歯車アイコンをクリックして表示される「メンバーの招待」から行います。

招待可能なのは、社内メンバーおよび社外のつながりのあるメンバーとなります。

メンバーを招待した場合、削除することはできません。共有するメンバーを変更する場合はフォルダを再作成いただくことをお勧めします。社外メンバーについてはつながりを削除することで共有が解除されますが、つながりを復活させると共有権限も元通り戻りますので取り扱いにはご注意ください。

なお、ファイルやフォルダを共有している仲間同士でファイルに対してコメントを追加する機能もございます。ファイルの更新内容の相談等々大変便利な機能となっておりますので、導入をご検討ください。詳しい内容はこちらでご確認いただけます。