この記事では名刺管理に登録されたコンタクト情報から、メール配信先リストを作成する方法について説明しています。名刺管理に登録された情報から配信リストを作り送信する方法。名刺管理に登録されているコンタクトから条件に合うものを抽出して送信する方法の2つについて説明します。

１．配信リストを作成する

最初に、配信リストは一度作成してしまえば、都度設定する必要はなく繰り返し同じ宛先に対してメール配信を行いたい時に設定しご利用いただくものとなります。配信リストの作成数に上限はありませんが、リストアップされた中から探してご利用いただくようになるため、特定の宛先だけを抽出して何度も使う定番の宛先のみで作成されることをおすすめします。

配信リストの作成は、名刺管理画面より行います。作成はかんたんで、「すべてのコンタクトを配信リストに登録」ボタンをクリックして、配信リストの名前を決めるだけです。配信リストに含まれるアドレスは原則的に、表示されている画面のアドレスが含まれます。

詳細検索などで条件を設定して抽出した場合、検索結果画面が表示されますので検索結果をそのまま宛先として配信リスト化したい場合は、この状態で「検索結果を配信リストに登録」ボタンをクリックすることで配信リストが作成できます。

さらに検索結果の中から特定の宛先を選ぶ場合、宛先とするコンタクトにチェックを入れた上で「選択中」ボタンをクリックします。

この状態で「選択したコンタクトを配信リストに登録」ボタンをクリックします。

「メール」ボタンをクリックすると、配信リスト名を入力する画面が表示されますので、配信リスト名を入力して、「保存してメール作成へ進む」をクリックします。

以上で、配信リストによる宛先選択は終了です。

２．コンタクト情報から条件を設定して抽出する

続いてコンタクト情報から条件を指定して抽出する方法をご案内します。コンタクト情報からの抽出は、コンタクト情報に含まれる様々な属性毎に宛先を抽出することができます。例えば「企業名」が「◯◯◯株式会社」となっている宛先のみ、担当者が「△△△」のみといったような、不特定の共通した属性を持つ宛先を抽出するのにご利用いただけます。

コンタクト情報の条件指定は「メール配信」画面より行うことができます。メール配信画面を表示させ、右上にある「新規メール作成」ボタンをクリックすると、新規メールの名前を入力する画面が表示されます。そちらに名前を入力し、「メール作成へ進む」をクリックします。

メール配信作成画面へ移動し、宛先設定が表示されますので「コンタクト情報」を選択し、「条件を指定」を選択します。すると、セレクトボックスが表示され、その中より「名刺管理」で設定された入力項目を選択いただけます。

セレクトボックスから条件として使いたい入力項目を選択すると、抽出条件を選択する画面が表示されます。

例えば、赤枠で囲った入力フィールドに入力した文字列と「等しい」、「等しくない」、「含む」、「含まない」、「先頭が一致する」、「先頭が一致しない」、「データが存在する」、「データが存在しない」から選択でき、条件にあったコンタクト情報が抽出されます。条件は最大１０件まで追加することができ、and条件で追加してゆくことが可能です。

なお、タグでの抽出も可能となっており、タグを選択した場合は、既に入力されているタグから選択することで宛先を抽出します。

条件を選択すると、右側に表示される「設定した条件に合致する配信コンタクト数」が変更されます。なお、抽出件数の下に表示される「配信リストをダウンロード」をクリックすると、CSV形式の配信リストをダウンロードすることができます。

以上で宛先の選択は終了です。