この記事では、Hirameki 7のメール配信で送信先の宛先を登録する方法について説明します。Hirameki 7のメール配信機能では、簡易CRMである「名刺管理」機能で登録された宛先から送信するアドレスを選択して送信することができます。まずは「名刺管理」への情報登録方法について説明します。既に名刺管理での登録がお済みの方は次の記事へお進みください。

 

１．名刺管理とは

 

「名刺管理」はかんたんな顧客管理ツールです。企業における営業活動での見込み先や、既存顧客など様々な属性を企業名や担当者名と紐づけて管理することができます。情報を登録する方法には手入力、CSVによる一括登録、Hirameki 7のフォーム機能による自動登録の３つがあります。ここではかんたんに、名刺管理機能についてご案内します。

 

名刺管理では、一般的な「アドレス帳」と違い登録される情報を自由にカスタマイズできます。入力する方法にもよりますが、基本的には担当者、氏名、企業名、メールアドレスが必須で、それ以外の項目は任意で入力する項目となります。

 

入力する項目を追加する場合には、名刺管理メニューの「基本設定」より行います。基本設定メニューをクリックすると、「データ項目定義」という画面が表示されますので、そちらの表に追加された入力項目が表示されます。追加する際には、表に表示される「データ項目を追加」をクリックします。データ項目には、「タイトル」「種別」「説明」を入力します。オリジナルなデータ項目は最大50個まで追加できます。「種別」はテキスト、数値、日付を選べます。

 

テキスト・・・英数記号などの文字が入力可能です。アンケートなどで取得した自由記述の文章なども入力項目として設定することが可能です。

 

数値・・・半角数字が入力可能です。ハイフン無しの電話番号や郵便番号などの数字列を入力することが可能です。

 

日付・・・yyyy/mm/dd形式の日付を入力することが可能です。誕生日や登録日などの日付情報を入力することができます。手動入力の際には、カレンダーより選択かyyyy/mm/dd形式でキーボードから入力できます。

 

 

追加されたオリジナルな入力項目は、手動入力時には任意に入力する/しないを選択できます。

 

追加された入力項目は、詳細検索でも選択できます。

 

 

なお、名刺管理に登録できるコンタクト情報にはタグ付けをすることができます。タグ付けは手動入力時に追加できますが、フォームからの自動入力の際にはフォームの名称がタグとして追加されます。今回は割愛しますが、タグを使うことで登録されているコンタクトをグループ分けすることもできます。

 

以上で名刺管理の基本については、終了です。続いて実際に登録について説明します。

 

２．名刺管理に手入力で登録する

名刺管理での手動入力については、説明する必要もないくらいに非常に簡単です。表示される入力項目のうち、「必須」となっている箇所だけ入力すれば登録は完了します。先にも説明しましたが、手動入力の場合、「担当者」「氏」「名」「企業名」「メールアドレス」が入力必須項目となります。

 

担当者の入力（選択）

担当者はログインしているアカウント名が入力されています。プライムプランやアカウント追加オプションにてアカウントを追加されている場合は、入力欄をクリックすると登録されているアカウント名がリストとして表示されアカウント名をクリックすることで追加されます。担当者は複数設定することができますので、例えば営業先の会社に対してチームで担当する場合などには複数名を登録するなどが可能です。

 

氏名の入力

氏名は、氏名分離形式で「氏」と「名」をそれぞれ分けて入力します。

 

企業名の入力

企業名には全角半角英数記号数字も入力可能です。必須となっているのは企業名だけですが、企業に紐づく情報として役職なども任意項目として入力が可能です。必須項目ですので、企業に所属していない方を登録する場合は、その方の所属するグループや属性などを企業名の代わりに入力してください。

 

 

メールアドレスの入力

メールアドレスは半角英数文字列での入力となります。

既に登録されているメールアドレスを登録しようとすると、エラーが表示されます。既に登録されているメールアドレスの情報を変更する場合には、登録済みのコンタクト情報を編集して修正してください。

 

追加情報を入力する

先に少し説明しましたが、Hirameki 7の名刺管理では予め用意された項目以外に、自由に設定できる項入力目を追加することができます。手動入力で追加した項目への入力を行う場合は、「追加情報」より項目を追加して入力を行います。

 

こちらに表示された「＋」付近をクリックすると、登録されている入力項目が表示されますので、追加したい項目を選択します。

選択された項目は、データ種別によってテキスト、数値、日付それぞれの入力欄が追加されます。

 

以上で、手動入力についての基本は終了です。

 

３．名刺管理にCSVファイルで登録する

10件～20件までの入力であれば、手動入力でもどうにかなりますが、Hirameki 7では無料でも100件、有料オプションやプライムプランを契約すれば、1000件以上の登録が可能になります。オプションのお申し込みやプライムプランのお申し込み方法については、こちらをご参照ください。

 

さすがに100件以上の入力を手動で行うのは現実的ではありません。そんなときには是非、CSVファイルによる一括登録をお試しください。既存のアドレス帳などから出力したCSVファイルを使って一括で登録するができます。詳しい登録方法についてはこちらでご案内しておりますので、この記事では登録の流れを説明します。

 

新規コンタクト登録画面で、「CSVインポート」を選択すると以下のような画面となります。既にお持ちのアドレス帳などから出力したCSVファイルなどをドラッグ＆ドロップで追加、もしくはファイルを選択して追加します。

 

ファイルが追加されますと、以下のような画面が表示されますので、CSVファイルのどの項目名とHirameki 7のどの項目名を紐づけてデータを取り込むかを選択し「新規コンタクトを登録」ボタンをクリックします。

※CSVでのインポートの場合は、同じメールアドレスが存在している場合、既に登録されている情報が上書きされます。重複しての登録は行われませんのでご注意ください。

 

以上でCSVファイルによる登録は完了です。

 

４．【応用編】名刺管理にフォーム機能から自動登録させる

Hirameki 7のフォーム機能には、名刺管理との連携機能が予め用意されており、お問い合わせフォームから問い合わせてきてくれたユーザーの情報をそのまま名刺管理に登録することが可能です。具体的な方法については、こちらの記事でご案内しておりますので、この記事ではかんたんに設定方法の流れをご案内します。

 

完全にフォーム機能の説明になってしまいますので、一旦、ポータル画面に戻るため画面左上のHirameki 7のロゴをクリックします。

ポータル画面に戻ったら、「フォーム」機能のアイコンをクリックしフォーム機能のメニューを表示させ、「フォーム」をクリックします。

表示されたフォーム一覧より編集したいフォームを選んでクリックします。

画面が切り替わりますので、登録されているパーツ一覧より名刺管理と紐づけたい項目をクリックし、表示される編集画面の中にある「コンタクトへの登録」を「登録する」へ変更し、紐付ける項目を決定します。

紐付ける項目は、最低限「名前」「メールアドレス」が必要になります。CSVインポートと同様に同じメールアドレスからの登録が行われると、メールアドレス以外の項目が上書きされてしまいますので、ご注意ください。

 

以上で、名刺管理への登録方法についてはご案内は終了です。次の記事では登録されたコンタクト情報からメールを送信する宛先を選択する方法についてご説明します。