この記事ではワークフロー一覧の使い方について説明しています。ワークフロー一覧は、作成したワークフロー、編集公開したワークフロー、回覧指定されているワークフローなどを一覧表示で確認できるメニューです。申請されたワークフローのチェックなどの際にご利用いただけます。また、一覧をCSVファイルとしてダウンロードすることが可能です。
1.ワークフロー一覧でできること
ワークフロー一覧はどのメンバーにも表示されるメニューではありますが、利用可能なメンバーはワークフローを作成したり、ワークフローを回覧する人のみとなります。
自分が回覧メンバーとして指定されていたり、作成・更新したワークフローは以下のような形で一覧表示され、その中より特定の申請を検索することができます。
ワークフロー一覧では、ワークフローのアイコンをクリックすることでそれまでに申請された申請一覧が確認できます。
この一覧に表示される項目は、画面右上に表示される「表示項目を変更ボタン」をクリックし、編集する内容を変更することができます。表示可能な項目は、そのワークフローに設定されている表示項目であれば、いくつでも表示指定が可能です。
また、この一覧はCSVファイルとしてダウンロードすることもできます。
2.ワークフロー一覧のおすすめの使い方
ワークフロー一覧でできることは、申請内容の確認というだけでなく、申請された内容をCSVでダウンロードすることで様々な情報を表形式で入手することができます。
社員の給与口座一覧の取得
ワークフローに「給与振り込み口座申請」というワークフローを作成しておき、入社時に全社員にその申請をしてもらうことで、給与口座一覧をCSVファイルとして取得することが可能になります。
勤務時間管理表の取得
業務日報に出勤時刻、退勤時刻などの項目を追加すればその項目とメンバー名などを表示させてダウンロードすると、全社員の勤務時間管理の元データとなる情報を取得することが可能です。
研修報告書一覧の取得
研修報告書などもワークフローで申請してもらうことで、受講研修の評価や感想などの情報を取得することが可能です。
※ワークフローはあくまで社内向け機能となりますので、社内のアンケート等でご利用いただくことは可能ですが、アンケートを目的とする場合、フォーム機能をご利用いただくことをお勧めします。
ここにあげたお勧めの使い方はあくまで一例です。この他にも社内業務の業務を効率化する使い方は多数あるかと思いますので、是非、皆様の会社のルールや状況に合わせて最適なご利用方法をご検討ください。