こちらの記事では、ワークフロー機能を円滑に使うための組織図設定について説明します。組織図はワークフローの承認プロセスや代理承認/決裁の実施に関わる重要な設定となります。ワークフローの使い始めだけでなく、組織の変更や社員の異動に合わせて設定を変更してゆく際にも設定が必要になります。
１．組織図を開く
２．組織図編集を行う
３．部門・メンバーの追加
１．組織図を開く
ワークフローを利用する際に重要な設定が組織図です。重要ではあるのですが、必ずしも実際の組織図に則って作成する必要する必要はなく、ワークフローで作成した申請に必要であれば、実際には存在しない組織を作成しておくことも可能です。
組織図の編集はアカウントメニューより行います。組織図メニューをクリックすると、右上に「組織図を編集」というボタンが表示されますので、そちらをクリックします。
２．組織図編集を行う
組織図編集画面が表示されると、最初に初期設定ツアーで設定された企業名が入力された状態で、テナント管理者アカウントが追加されています。企業名はこの画面からも変更することが可能です。標準で用意されている組織には１名しか登録することができませんので、一般的には代表取締役など組織のトップとなる人のアカウントを追加します。
最初はテナント管理者のアカウントが配置されていますので、変更する場合は右上に表示される「X」をクリックして、削除の上、表示される「メンバーの追加」をクリックしメンバーを追加します。組織には必ず決裁権限を持つメンバーを最低でも１人所属させる必要がありますので、ここに追加できるメンバーは決裁権限を持つメンバーに限られます。
組織を追加する場合は、「組織を追加」をクリックします。組織を追加すると、もう一つの組織枠が下に紐付き表示されます。
追加された新たな組織枠と並列な組織を追加する場合は、上部にある「組織を追加」をクリックします。
「営業部」の下に「営業部第一課」といった、その下に組織がある場合には、追加した組織枠の下に表示されている「組織を追加」をクリックします。
こうして追加された組織は下に紐付きます。階層数には制限はありませんが、多段になり過ぎないようにすることをお勧めします。
こうして作成した組織図に追加した組織は、アカウント追加時に追加したアカウントのユーザーが属する組織として選択することが可能です。
これで組織図作成の操作説明は以上です。組織図は、いつでも編集できますが、今後作成する申請などの承認経路に影響を与えますので編集時には留意してください。
３．部門・メンバーの追加
続いて具体的な部門・メンバーの追加についてご説明しつつ、組織図設定がどのようなところで必要になるかをご説明します。
基本的に、ワークフロー機能で作成できる申請では、承認者や決裁者は決裁権限を持つメンバーでれば、組織や組織ツリーで関連性のないメンバーであっても指定することができます。ただ、組織図から承認ステップを設定する場合には、組織図で設定された組織内の決裁者から選択することになります。
申請フォーマットの作成方法のご説明の際に、どさらに詳しく説明しますがここではかんたんに組織図がどのような場面で有用となるかについて説明します。
具体的な例を使って説明します。
組織図からステップを設定する場合
この組織は、代表取締役を頂点にして営業部と総務部が作られており、総務部の配下に経理課と人事課、営業部の配下に営業１課と営業２課が存在しています。
新しい申請フォーマットを作成しその承認ステップを設定する際、「組織図から承認ステップを設定する」を選択すると、最初の承認者/決裁者はその組織に所属する決裁者権限を持つメンバーとなります。
例えば、営業太郎さんから申請が出されると、組織内の決裁者である営業１課長が承認者あるいは決裁者となります。複数人の承認/決裁が必要な場合は、さらにその上の組織の決裁者権限を持ったメンバーが承認者/決裁者となります。
手動でステップを設定する場合
例えば、勤怠についての申請を作成し、その決裁者を人事部長にする場合は「手動でステップを設定する」を選択し承認ステップを設定していきます。
手動でステップを設定する場合は、組織や組織ツリー外にいる決裁者の権限を持ったユーザーを承認者/決裁者として設定することができます。
組織図についての説明は以上で終了です。組織図についての説明だけを聞いてもいまいちしっくり来ない部分があるかも知れませんが、覚えておいてもらいたい点をまとめると・・・
・組織図で作成できる組織には必ず決裁者が１名は所属しなければならない
・組織図には１人のメンバーが複数の組織に所属することはができる
このことを頭の片隅において、次の記事へお進みください。