この記事では、ワークフロー設定より新たな申請フォーマット（ワークフロー）を作成・編集する方法について説明します。作成できる申請は様々なものがありますが、予め用意されているテンプレートを編集し自社用にカスタマイズしてご利用いただくことも可能です。 ※この記事の内容はアカウントに「ワークフロー設定」の権限が付与されていることが前提となります。もしご自身のアカウントにワークフロー設定のメニューが表示されない場合は、社内の管理者の方にご相談ください。

１．ワークフロー設定を開く

「ワークフロー設定」はワークローメニューに表示されます。ワークフロー設定が表示されない場合、画面右上に表示される「アカウント」＞「契約内容・各種設定」の順にクリックし、「権限管理」よりご利用のアカウントに「アカウント設定」権限が付与されているかご確認ください。アカウント設定が確認できない場合は、会社内のテナント管理者にご相談ください。

 

ワークフロー設定が開くと、予め用意されているカテゴリとワークフローが複数表示されます。

 

予め用意されているカテゴリには、「各種申請」「勤怠管理」「営業関連」「慶弔届」「サンプル用のカテゴリ」が用意されております。その中で用意されていワークフローには以下のようなものがあります。

・稟議書

・物品購入申請書

・深夜残業申請

・休暇申請

・営業日報

・慶弔届（本人結婚）

・慶弔届（子女結婚）

・慶弔届（出生）

・慶弔届（家族死亡）

・慶弔届（傷病）

・慶弔届（災害）

・サンプル

これらのワークフローは、そのままご利用いただけるものとなっていますが、「編集中」のステータスとなっておりますので、利用する前に一度編集する必要があります。

 

ワークフロー設定にある「カテゴリ」と「ワークフロー」は、一度削除してしまうと元に戻すことができません。また、一度削除してしまった「カテゴリ」と「ワークフロー」は編集することができなくなりますのでご注意ください。また、「カテゴリ」「ワークフロー」ともに同じ名前のカテゴリ、ワークフローを作成できなくなりますので、カテゴリやワークフローを作り直す場合は、削除前に名前を変更してから削除してください。

 

２．用意されているテンプレートを編集する

既存のワークフローの編集する場合、表示される歯車アイコンをクリックし表示される「内容を確認する」をクリックします。

 

 

入力項目の設定・編集

編集するワークフローの種類によって表示される内容は変わってきますが、入力項目のうち「申請タイトル」「申請日」「所属部門」「申請者」は共通して削除できない項目となります。

 

 

それ以外の項目については、削除・追加が可能となっておりますので、社内の状況やルールに合わせて入力項目を適宜追加・削除するようにしてください。ワークフロー編集では以下の入力項目を追加することができます。

 

レイアウトパーツ／シングルパーツ／セットパーツ
	入力項目を横並びに表示させる際に利用するパーツです。追加後に、枠内にドロップ＆ドロップでシングルパーツやセットパーツを追加して利用します。
	1行のテキスト入力フィールドを表示させます。
	複数行のテキスト入力フィールドを表示させます。文章などの入力が必要となる場合にご利用ください。
	ラジオボタン形式の選択肢を表示させます。１意の選択肢を選択させる場合にご利用ください。必須項目とすることで、決裁者を条件で変更できるようになります。
	チェックボックス形式の選択肢を表示させます。複数選択可能な選択肢を選択させる場合にご利用いただけます。
	セレクトボックス形式の選択肢を表示させます。１意の選択肢を選択させる場合にご利用ください。必須項目とすることで、決裁者を条件で変更できるようになります。
	見出し文字列を追加します。
	入力内容などの説明文を表示させます。
	入力フィールド間に区切り線を表示させます。
	追加したパーツ間の空間を調整するためのパーツです。
	金額を入力させるフィールドを表示させます。金額を数値入力するフィールドと支払いタイミングをラジオボタンで選択するパーツの組み合わせとなります。必須項目とすることで、決裁者を条件で変更できるようになります。
	カレンダーより日付を選択肢させる入力項目を表示させます。時間表示はありませんが、実際に保存されるデータには時刻も保存されます。
	組織図に登録されている組織をセレクトボックス形式で表示させます。
	ご利用テナントに追加されている社内メンバーを検索、追加できる入力項目を表示させます。
	提出書類などのファイルを添付するパーツを表示させます。

 

追加したパーツの内容を編集するには、パーツの上にマウスを移動させて表示される鉛筆アイコンをクリックし、編集画面を開きます。選択肢の内容などを編集して「OK」ボタンをクリックし、終了します。

 

 

画面下方に表示される「回答データの閲覧可能メンバー」に追加すると、権限に関係なく当該のワークフローを使った申請に対して、全件閲覧することができるようになります。例えば、勤怠関連のワークフローについては、人事業務を行っているアカウントを追加するなど実際の運用に合わせて適宜設定してご利用ください。

 

 

入力項目、回覧メンバーの設定が完了しましたら、続いて承認ルートを設定します。

 

承認ルートの設定

承認ルートの設定は大きくわけて2通りの方法でできます。「組織図からステップを自動設定する」方法と「手動でステップを設定する」方法があります。

 

 

組織図からステップを自動設定する

 

「組織図からステップを自動設定する」場合、最終決済者を決定し、最終決定者までの間にある組織の決裁者権限者が承認者として設定されます。選択可能な項目は「社長決裁」「部門最上位者の決裁」「条件設定」の3つから選択できます。

 

 

社長決裁・・・申請者から社長（組織図の頂点）までに至る、組織の決裁者権限所持者が全員、申請の承認者として設定されます。

 

部門最上位者の決裁・・・社長（組織図の頂点）未満の最上位にある組織の決裁者権限所持者が最終決裁者としなります。そのメンバーに至るまでのすべての組織の決裁権限者が全員、申請の承認者として設定されます。

具体的に説明すると、営業部と営業課が存在している場合、その課員が申請した場合には、営業部の決裁権限者が最終決裁者となり、所属している営業1課の営業課長が承認者となります。

 

 

条件設定・・・特定部門からの最終決裁者を特定のメンバーに設定します。それ以外のメンバーからの申請の場合には、社長または部門最上位者の決裁を選択できます。

 

 

手動でステップを設定する

手動でステップを設定する場合は、承認者と決裁者のステップを手動で設定します。表示される「ステップを追加」ボタンをクリックすると、ステップ設定画面が表示され承認または決裁かを設定することができます。

「承認」の場合は、担当者欄に決裁者権限を持つメンバーを追加することができます。

 

 

「決裁」を選択すると、「承認」同様に決裁者権限を持つメンバーを追加することができます。

 

 

また、入力項目で必須とした「ラジオボタン」「セレクトボックス」「金額」が存在していれば、それぞれの入力内容によって決裁者を変更することが可能です。

 

 

設定が完了したら、「承認ルートを保存」をクリックし保存します。そのまま公開して利用する場合には、「ワークフローを公開」をクリックします。

 

 

３．新たなワークフローを作成する

既存のワークフローを編集するのではなく、全く新しいワークフローを作成する場合は、各カテゴリに表示されている「ワークフローを追加」ボタンをクリックします。クリック後の操作については、編集時と変わらず、入力項目のパーツを追加し、承認ルートを設定すれば完了します。

以上でワークフローの設定は完了です。