こちらの記事では、ワークフローを使うために必要なアカウントを追加する方法について説明しています。アカウント追加については、そのアカウントを利用する人の立場や職務などによって任意に設定いただくことが可能です。
１．アカウントメニューを開く
Hirameki 7にログインすると最初に表示されるポータル画面の右上に表示される「設定」をクリックします。開いてきた画面下部にある「契約中のプランを確認」をクリックします。
アカウントメニューが開いて来ますので、既にプライムプランまたは有償オプションの追加アカウントをお申し込み済みの場合は「３.アカウント追加メニューを実施」へ進んでください。
２．グループプランの申し込み
グループプランへのお申し込みは、アカウントメニューの「契約プラン」より変更いただくことが可能です。
３．アカウント追加メニューを実施
アカウント数変更オプションやプライムプランへのお申し込みが終わりましたら、続いてアカウントを追加する作業となります。アカウント追加作業はアカウントメニュー内にある「アカウント一覧」より行います。アカウント一覧を開きましたら、画面右上に表示される「新規アカウント作成」ボタンをクリックします。
「新規アカウント作成」をクリックすると追加するアカウントで「利用可能機能」の設定と「メールアドレス」、「氏名」を入力する画面が表示されますので、メールアドレス欄にはアカウントを利用する人のメールアドレス、氏名欄にはそのアカウントを利用する人の氏名を入力します。そして「利用可能機能」の設定についてですが、ワークフローを使う上で非常に重要な設定となりますので、この後しっかりとご説明します。
「利用可能機能」の設定は、その名前が示す通り数多くあるHirameki 7の各機能の利用可否をアカウント毎に設定します。ここで設定できるのは、以下の機能になります。
■Webサイト
■フォーム
■コミュニティ
■ファイル管理
■名刺管理
■メール配信
■助成金補助金診断ナビ（アプリ追加時）
■資金調達支援（アプリ追加時）
■社内報
■ワークフロー
■アカウント
ここでチェックを外した機能やアプリは、そのアカウントでログイン時にはポータル画面やメニュー上では非表示となり、利用することができません。
アカウント作成時に設定した利用可能機能は、アカウント作成後に変更することも可能ですので、各職種や役職などでいくつかのパターンを作成しておくと良いでしょう。
例えば・・・
営業職の社員の場合
コミュニティ、名刺管理、メール配信、社内報、ワークフロー
広報職の社員の場合
Webサイト、フォーム、名刺管理、メール配信、社内報、ワークフロー
総務職の社員の場合
コミュニティ、フォーム、名刺管理、社内報、ワークフロー
経理職の社員の場合
コミュニティ、フォーム、名刺管理、社内報、ワークフロー
といったような職種で利用可能機能を決めておくとアカウント追加時の作業もスムーズに行えます。
４．各種権限の設定
いよいよワークフローに関する権限の設定です。各権限の種類は以下の通りです。
■ワークフロー
■決裁者
■代理承認
■ワークフロー設定
ワークフロー・・・こちらのチェックはワークフロー機能を使うためにひつようなチェックとなりますので、すべてのアカウントにチェックを入れておいてください。
決裁者・・・ワークフローにおいて上がってきた申請に対して承認/決裁する権限を付与します。会社内で言えば一般社員にはこの権限は付与せず、管理職やその補佐的な立場にある方のアカウントに付与することをお勧めします。
代理承認・・・決裁者同様に申請に対して承認/決裁を決裁者に代わって承認する権限を付与します。決裁者同様に一般社員には権限は付与せず、管理職やその補佐的な立場にある人にのみ付与することをお勧めします。
ワークフロー設定・・・ワークフロー内で利用する申請を作成する権限を付与します。申請書などの作成する業務があり、その申請を管理する立場にある人に付与します。
具体的な例では・・・
取締役、役員、各管理職の場合
ワークフロー、決裁者、代理承認、ワークフロー設定
管理職補佐やサブリーダーの場合
ワークフロー、代理承認、ワークフロー設定
総務・人事・経理等バックオフィス系職種の場合
ワークフロー、ワークフロー設定
その他一般社員の場合
ワークフロー
といった形で、管理職・管理職の補佐的な立場以上のアカウントには決裁者、代理承認権限を付与し、ワークフロー設定を各種申請を扱う部署のメンバーにはワークフロー設定の権限を付与することをお勧めします。